Buchungssystem für Touren und Führungen: worauf Anbieter achten sollten

Ein Buchungssystem für Touren und Führungen sollte freie Plätze je Termin zählen, Guides und Ausrüstung einplanen, Zahlungen im Voraus annehmen und Absagen sauber abwickeln. Dazu kommen zwei Fragen, bei denen sich die Anbieter am stärksten unterscheiden: was das System von deinem Umsatz nimmt und ob es an Marktplätze wie GetYourGuide angebunden ist. Diese Checkliste geht die Punkte der Reihe nach durch.

Welche Gebührenmodelle gibt es?

Vier Modelle kommen vor, oft gemischt: ein fixer Monatspreis, ein Prozentsatz vom Buchungswert, eine Gebühr, die der Gast beim Bezahlen zusätzlich trägt, und die Provision eines Marktplatzes. Dazu kommt immer die Gebühr des Zahlungsdienstes. Beispiele von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 11. Oktober 2026:

Rechenbeispiel: Du verkaufst im Monat 500 Plätze zu je € 60, zusammen € 30.000. Eine Buchungsgebühr von 1,5 % kostet € 450 im Monat zusätzlich zum Abo, im Jahr € 5.400. Die Zahlungsgebühr kommt bei jedem System dazu: bei 1,5 % plus € 0,25 und 200 Zahlungen sind es € 450 plus € 50. Rechne jedes Angebot mit deinem Umsatz in der Hochsaison und im schwächsten Monat durch.

Frag jeden Anbieter: Für welche Buchungen fällt die Gebühr an, auch für solche, die du selbst am Telefon einträgst? Wird sie vom Brutto- oder vom Nettobetrag berechnet? Bekommst du sie bei einer Stornierung zurück? Kannst du sie an den Gast weitergeben, und willst du das?

Wie werden Plätze, Gruppen und Guides geplant?

• Plätze je Termin: Das System zählt, wie viele Plätze frei sind, und nimmt eine Buchung für mehrere Personen in einem Schritt an.
• Mindestteilnehmer: Wenn sich eine Tour erst ab vier Personen rechnet, brauchst du eine Regel oder zumindest eine Übersicht, um rechtzeitig abzusagen.
• Private Touren: ein eigener Termin für eine Gruppe, der den Guide für diese Zeit blockiert.
• Guides: Jeder Guide hat Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Das System bietet einen Termin nur an, wenn jemand frei ist, der diese Tour führen darf.
• Ausrüstung je Teilnehmer: Helme, Räder oder Boote werden mitgezählt, damit nicht zwei Touren dieselben zwölf Kajaks brauchen.
• Vorlauf und Buchungsfrist: bis wann vor Beginn noch gebucht werden kann.
• Am Treffpunkt: Teilnehmerliste am Handy, Abhaken beim Eintreffen und eine Nachricht an alle Teilnehmer eines Termins.

Vorauszahlung oder Zahlung vor Ort?

Für Touren mit begrenzten Plätzen ist die Zahlung bei der Buchung der wirksamste Schutz vor leeren Plätzen. Wer gezahlt hat, kommt oder sagt rechtzeitig ab. Wichtig ist, wohin das Geld fließt. Bei manchen Systemen sammelt der Anbieter das Geld ein und zahlt es dir später aus. Bei anderen geht es direkt auf dein eigenes Konto beim Zahlungsdienst. Frag nach dem Auszahlungsrhythmus und danach, wer bei einer Rückerstattung die Gebühr trägt.

Was gilt bei Storno und Schlechtwetter?

Österreich: Für online geschlossene Verträge haben Verbraucher normalerweise ein Rücktrittsrecht. § 18 Abs 1 Z 10 FAGG nimmt aber Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen aus, wenn dafür ein bestimmter Zeitpunkt oder Zeitraum vertraglich vorgesehen ist. Eine Stadtführung am Samstag um 10 Uhr fällt darunter. Deutschland: Dieselbe Ausnahme steht in § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB.

Das heißt: Ob und bis wann Gäste kostenlos stornieren können, legst du selbst fest. Zeig die Bedingungen vor der Buchung klar an, zum Beispiel kostenlos bis 48 Stunden vorher, danach kein Geld zurück. Für den umgekehrten Fall brauchst du ebenfalls eine Regel. Sagst du selbst ab, weil die Tour bei Gewitter nicht stattfinden kann, bekommt der Gast in aller Regel sein Geld zurück oder einen Ersatztermin. Schreib in deine Bedingungen, wer bei welchem Wetter entscheidet und bis wann du Bescheid gibst.

Vom System brauchst du dafür drei Dinge: eine Nachricht an alle Teilnehmer eines Termins, das Verschieben einer Buchung auf einen anderen Termin und eine Rückzahlung ohne Umweg über die Bank.

Das ist keine Rechtsberatung. Wer mehrere Leistungen bündelt, etwa Tour mit Übernachtung, kann unter das Pauschalreiserecht fallen. Lass das von WKO, IHK oder einer Anwältin prüfen.

Brauchst du eine Anbindung an Marktplätze?

Marktplätze bringen Gäste, die dich nicht kennen, und verlangen dafür Provision je Buchung. Verkaufst du dieselben Plätze auf deiner Website und auf einem Marktplatz, müssen beide wissen, wie viele Plätze noch frei sind. Systeme mit Channel-Manager gleichen das automatisch ab. Regiondo nennt etwa GetYourGuide und Viator als angebundene Kanäle.

Ohne Anbindung bleiben zwei Wege. Du gibst dem Marktplatz ein festes Kontingent, etwa vier von zwölf Plätzen, und pflegst es von Hand. Oder du verkaufst nur direkt. Für Anbieter mit Stammpublikum, Hotelpartnern und guter Sichtbarkeit bei Google reicht das oft. Wer den Großteil über Marktplätze verkauft, sollte die Anbindung zur Bedingung machen.

Checkliste für das Gespräch mit dem Anbieter

1. Was kostet es im stärksten und im schwächsten Monat, mit allen Gebühren?
2. Geht das Geld direkt auf mein Konto, und wann?
3. Zählt das System Plätze, Guides und Ausrüstung gemeinsam?
4. Kann ich einen Termin absagen, alle Teilnehmer informieren und erstatten?
5. Können Gäste selbst stornieren und umbuchen, innerhalb meiner Fristen?
6. Welche Marktplätze sind angebunden, und was kostet das zusätzlich?
7. In welchen Sprachen buchen meine Gäste?
8. Wie komme ich an meine Daten, wenn ich wechsle?

So geht das mit EachVisit

In EachVisit legst du Touren als Termine mit Teilnehmerplätzen an. Gäste sehen die freien Plätze und buchen für ihre Gruppe. Private Führungen laufen als eigener Termin mit Höchstteilnehmerzahl. Guides haben Arbeitszeiten und Abwesenheiten, über Qualifikationen legst du fest, wer was führen darf. Ausrüstung wird je Teilnehmer mit eingeplant. Bezahlt wird im Voraus oder mit Anzahlung über dein eigenes Stripe-Konto. Im Kalender siehst du die Teilnehmerliste, hakst Ankommende ab und schreibst allen eine Nachricht. Buchungen kannst du verschieben. Gäste stornieren und verschieben selbst im Rahmen deiner Fristen.

Was fehlt: Es gibt keine Anbindung an Marktplätze wie GetYourGuide oder Viator und keine Warteliste für ausgebuchte Termine. Eine Regel für Mindestteilnehmer gibt es nicht, du siehst die Auslastung und entscheidest selbst. Beim Verschieben ändert sich die Zahlung nicht automatisch. Gebucht wird auf Deutsch und Englisch. Der Plan Mittel kostet ab € 129 im Monat, der Plan Klein € 69. Die Provision beträgt 0 %, es fallen die Gebühren von Stripe an. In der geschlossenen Beta gilt Preis auf Anfrage. Die regulären Paketpreise dienen zur Orientierung; später kostenpflichtig wird es nur mit deiner aktiven Zustimmung.