iCal oder Channel-Manager: der Unterschied und wann der Kalenderabgleich reicht

iCal ist ein Kalenderabgleich: Zwei Systeme tauschen in Abständen aus, an welchen Tagen eine Unterkunft belegt ist. Ein Channel-Manager ist eine eigene Software, die über Schnittstellen der Portale Verfügbarkeit, Preise und Buchungen laufend in beide Richtungen überträgt. Der Kalenderabgleich reicht für einzelne Wohnungen und kleine Häuser mit wenigen Portalen. Bei mehreren gleichen Zimmern, vielen Portalen oder häufig wechselnden Preisen reicht er nicht.

Was ist iCal und was überträgt es?

iCal, genauer iCalendar, ist ein offenes Dateiformat für Kalenderdaten. Es ist im Standard RFC 5545 vom September 2009 festgelegt und beschreibt Termine mit Beginn, Ende, einem Titel und einer Kennung, unabhängig von einem bestimmten Kalenderdienst. Dasselbe Format nutzt dein Telefon für Kalenderabos. Ein Feld für Preise oder Zimmerkontingente sieht das Format nicht vor.

Beim Abgleich stellt jedes System eine Adresse bereit, die auf .ics endet. Das andere System ruft sie regelmäßig ab und sperrt die Tage, die dort als belegt eingetragen sind. Mehr geschieht nicht. Die Buchung selbst, also Name, Personenzahl, Preis und Zahlung, bleibt im Portal, in dem sie entstanden ist. Du siehst im anderen Kalender nur einen gesperrten Zeitraum.

Was macht ein Channel-Manager anders?

Ein Channel-Manager ist bei den Portalen als technischer Partner angebunden. Booking.com beschreibt in seiner Dokumentation für solche Partner, dass sie über die Schnittstellen Verfügbarkeit, Reservierungen, Preise und vieles mehr verwalten können, daneben etwa Inhalte, Fotos und Nachrichten. Für dich heißt das: Du pflegst Preise und Kontingente an einer Stelle, und jede Buchung kommt mit allen Daten in dein System zurück.

Wo liegt das Risiko beim Kalenderabgleich?

Das Risiko liegt in der Zeit zwischen zwei Abrufen. Airbnb schreibt in seiner Hilfe, dass der Kalender alle drei Stunden automatisch aktualisiert wird, dass Daten für bis zu zwei Jahre importiert werden und dass mehrere verknüpfte Kalender zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert werden können. Andere Portale nennen eigene Abstände, die wir nicht geprüft haben.

Rechenbeispiel: Um 10:05 Uhr bucht ein Gast deine Ferienwohnung auf deiner Website für das lange Wochenende, drei Nächte zu € 140, also € 420. Das Portal ruft deinen Kalender um 12:00 Uhr wieder ab. Um 11:30 Uhr bucht dort ein zweiter Gast dieselben Nächte. Du hast jetzt zwei gültige Buchungen für eine Wohnung und musst eine absagen. Das kostet dich eine Ersatzunterkunft für den Gast oder die Rückzahlung, dazu einen Vormittag am Telefon. Bei einer Wohnung und wenigen Buchungen im Monat ist das selten. Bei zehn Zimmern in der Hochsaison passiert es.

Dazu kommen drei weniger auffällige Schwächen. Fällt ein Abruf aus, merkst du das oft erst bei der nächsten Doppelbuchung. Ein Storno im Portal gibt die Tage bei dir erst nach dem nächsten Abruf frei. Und weil keine Preise übertragen werden, pflegst du jede Preisänderung in jedem Portal von Hand.

Für wen reicht der Kalenderabgleich?

• Eine Ferienwohnung, ein Ferienhaus oder ein Chalet, das als Ganzes vermietet wird.
• Kleine Häuser, bei denen jedes Zimmer im Portal ein eigenes Inserat mit eigenem Kalender hat.
• Ein bis zwei Portale neben der eigenen Website.
• Saisonpreise, die du ein- oder zweimal im Jahr festlegst.
• Längere Aufenthalte und Buchungen mit Vorlauf, sodass ein paar Stunden Verzögerung selten ins Gewicht fallen.

Mit drei Gewohnheiten senkst du das Risiko weiter: Ruf deine Buchungen auf jedem Portal einmal am Tag ab, lös nach einer kurzfristigen Buchung den Abgleich von Hand aus, und nimm sehr kurzfristige Anreisen nur über einen Kanal an.

Für wen reicht er nicht?

• Hotels und Pensionen, die mehrere gleiche Zimmer als Kategorie mit Stückzahl verkaufen. Ein Kalender kann nicht sagen, dass von acht Doppelzimmern noch drei frei sind.
• Betriebe auf drei oder mehr Portalen. Jede weitere Verbindung ist ein weiterer Abruf mit eigener Verzögerung.
• Häuser mit Preisen, die sich nach Auslastung oder Wochentag ändern.
• Stadthotels und Häuser an Durchreiserouten mit vielen Buchungen für denselben oder den nächsten Tag.
• Betriebe, die Portalbuchungen mit Gästedaten automatisch in der Rezeption sehen wollen, statt sie abzutippen.

Wenn du dich hier wiederfindest, such dir einen Channel-Manager oder eine Hotelsoftware mit eingebautem Channel-Manager. Stell die Kosten dem gegenüber, was dich eine Doppelbuchung in der Hochsaison und die Handarbeit bei den Preisen kosten.

Wie richtest du den Abgleich sauber ein?

1. Leg fest, welches System führt. Das ist der Kalender, in den du selbst Buchungen und Sperren einträgst.
2. Kopier die Export-Adresse des führenden Systems in jedes Portal und die Export-Adresse jedes Portals zurück. Beide Richtungen sind nötig.
3. Prüf mit einer Testsperre, ob sie nach dem nächsten Abruf auf der anderen Seite ankommt, und notier dir, wie lange das gedauert hat.
4. Behandle die Export-Adresse wie ein Passwort. Wer sie kennt, sieht deine Belegung.
5. Trag Portalbuchungen mit Namen und Betrag in deinem System nach, wenn du dort Rechnungen schreibst und die Ortstaxe abrechnest.
6. Schau einmal pro Woche auf Warnungen und auf das Datum des letzten erfolgreichen Abrufs.

So geht das mit EachVisit

EachVisit hat einen Kalenderabgleich per iCal und keinen Channel-Manager. Je Zimmerkategorie importierst du die Kalender anderer Portale als Sperren und gibst die eigene Belegung über eine geschützte Adresse aus. Der Abgleich läuft in Abständen und lässt sich von Hand auslösen. Trifft eine importierte Sperre auf eine bestehende Buchung, wird die Buchung nicht überschrieben. Du bekommst eine Bestandswarnung und klärst den Fall selbst. Preise, Mindestaufenthalte und die Buchungsdaten der Portale werden nicht übertragen, und eine direkte Anbindung an Booking.com oder Expedia gibt es nicht. Für Ferienwohnungen und kleine Häuser mit wenigen Portalen reicht das. Für Hotels, die viele Portale mit laufend abgestimmten Preisen steuern, reicht es nicht. Die Pläne Klein, Mittel und Groß kosten € 69, ab € 129 und ab € 299 im Monat, mit 0 % Provision. Die Gebühren von Stripe fallen an.